Tener correo con dominio propio en Gmail es en muchos casos la mejor opción para profesionales y emprendedores independientes.
En este artículo te voy a hablar de las ventajas de utilizar este sistema y te voy a explicar cómo configurar tu cuenta de Gmail para que reciba y envíe tu correos como si fuera tu dirección corporativa.
Veamos paso a paso cómo hacerlo:
El primer paso para poder enviar y recibir emails con tu propio dominio (correo corporativo o correo de empresa) con Gmail es activar una cuenta de correo con dominio propio.
Ésto podemos hacerlo de varias formas pero lo más fácil es con el sitio web de Correo Corporativo Org, siguiendo los pasos que te muestro a continuación. Es muy simple. Dale play al siguiente video.
Acceso a Correo Corporativo Org.
Una vez que tenemos activa la cuenta de correo de empresa (o correo corporativo) podemos utilizarla directamente y sin más desde el propio webmail.
Pero si igual que a mí, te encanta Gmail, también es posible efectuar una serie de configuraciones en Gmail (cuenta gratuita) para recibir en Recibidos todos los emails que te envíen a la cuenta de correo corporativo.
Una cuenta gratuita de Gmail te permite gestionar hasta 5 cuentas de correo corporativo.
Veamos paso a paso cómo hacerlo:
A . Dentro de tu cuenta de Gmail busca el botón de la rueda dentada (engranaje) y luego vas a Configuración.
B . Dentro de la Configuración de Gmail debes dirigirte a la pestaña Cuentas e importación y allí vas a ver dos secciones que nos interesan:
C . Entonces vamos primero a Consultar el correo de otras cuentas y hacemos clic en Añadir una cuenta de correo. Se abre una nueva ventana para completar con la dirección de correo corporativo que queremos añadir.
D . Luego de hacer clic en Siguiente pasamos a otra ventana donde debes elegir la opción Importar correos electrónicos de mi cuenta (POP3).
E . Y haciendo clic otra vez en Siguiente pasamos a una nueva página en la que hay que completar ciertos datos.
La configuración que ves en la imagen sirve para el correo de empresa de Correo Corporativo Org y de Aventura Digital. En el caso de que tengas tu cuenta de correo corporativo en otro hosting debes solicitar los valores adecuados al equipo de soporte.
F . Con ésto ya queda configurada la recepción de mensajes de tu correo de empresa en Gmail.
En caso de que, al completar todos éstos datos, Gmail te devolviera algún error de conexión con el servidor, deberás ponerte en contacto con el soporte técnico de tu proveedor de correo para que te ayuden a resolverlo. Seguramente se debe a que está mal alguno de los valores que estás ingresando.
A partir de ahora Gmail se conectará cada cierta cantidad de minutos a tu cuenta de correo corporativo para consultar si hay mensajes nuevos y los descargará a Recibidos, etiquetándolos con la etiqueta que hayas indicado.
Debes tener en cuenta que si te envían un email a la cuenta de correo de tu dominio, éste no aparecerá inmediatamente en Recibidos sino cuando Gmail haga la consulta a tu proveedor de correo, unos minutos después.
Si quieres revisar «ya» los mensajes nuevos puedes utilizar el botón Actualizar, que se encuentra arriba de la lista de mensajes (el ícono es una flecha circular). Con este botón le pides a Gmail que revise «ahora» si hay mensajes nuevos en tu cuenta de correo corporativo.
Ahora vamos a configurar el envío de mensajes con tu correo corporativo desde tu cuenta de Gmail.
A . Ingresamos unos primeros datos.
B . En la pantalla siguiente completamos los datos que nos pide:
La siguiente imagen es la forma de configurarlo con conexión segura con Correo Corporativo Org y Aventura Digital. En el caso de que tengas otro proveedor de correo debes pedirle los valores correspondientes al equipo de soporte.
C . Si todos los datos ingresados son correctos Gmail se conecta al servidor y te pide la siguiente confirmación para enviar correos electrónicos con tu dominio.
Antes de activar el envío de mensajes Gmail te va a enviar un email de confirmación a tu cuenta de correo empresarial. Hay que hacer clic en un enlace dentro de ese email para activar el envío.
D . Cómo a estas alturas los mensajes del correo de tu dominio van a ser recibidos en Gmail, al cabo de un rato vas a ver también este email de confirmación en tus Recibidos.
Si tarda en llegar puedes darle clic al botón Actualizar, ícono de la flecha circular que se encuentra arriba de los mensajes de Recibidos.
E . Hacemos clic en un enlace que viene dentro del email y vas a ver una página de Gmail como la siguiente. Allí debes hacer nuevamente clic en Confirmar para activar el envío de emails desde Gmail utilizando el correo de tu dominio.
F . Por último vas a ver una confirmación de que ya quedó correctamente habilitado el envío de emails desde Gmail.
Si tienes más de una cuenta corporativa deberías hacer esta configuración para cada una de ellas.
Una vez que completes los pasos anteriores podrás enviar correos desde Gmail como si salieran de la dirección de correo de tu dominio.
Cuando estés creando un nuevo email vas a ver que encima del campo Para hay también un nuevo campo De. Desde ahí puedes elegir con qué cuenta enviar el email.
Imagino que, a partir de ahora, la idea es utilizar siempre tu cuenta de correo corporativo. Por eso es recomendable que configures la misma como la Cuenta predeterminada de Gmail. Así, cada vez que escribas un nuevo email, la tomará como remitente por defecto, y no tendrás que estar eligiéndola cada vez que vayas a enviar uno.
Para ésto tienes que acceder nuevamente a Configuración -> Cuentas e importación, buscar la dirección de tu dominio y marcarla como predeterminada.
Ahí mismo también puedes elegir si, al responder un mensaje, la respuesta se envía desde la cuenta predeterminada o desde la misma cuenta a la que fue enviado ese correo.
Si gestionas varias cuentas de correo corporativo en tu Gmail tienes la posibilidad de asignarle una firma diferente para cada una de ellas. Esto lo haces desde Configuración -> General, allí busca la sección Firma.
Gmail es el servicio de email que, a mi criterio, ofrece las mejores herramientas para gestionar el correo electrónico de manera profesional. Por eso es que te recomiendo dentro de las posibilidades de tu empresa gestionar tu correo corporativo en Gmail.
Además Gmail puede actuar como cliente de correo de tus cuentas corporativas, como si fuera Outlook o tu teléfono móvil.
Solo es necesario efectuar algunos ajustes muy sencillos en la configuración de Gmail para que éste comience a obtener los mensajes que vayan llegando a tu cuenta de correo corporativa, y para que pueda enviar en su nombre.
Veamos ahora las principales ventajas de gestionar tu correo corporativo en Gmail.
Si bien las ventajas son muchas, gestionar el correo corporativo en Gmail no es válido para cualquier situación. Esta opción te sirve en caso que seas:
Veamos las principales herramientas que tenemos disponibles al gestionar las direcciones de correo corporativo en Gmail.
Las etiquetas son una forma muy práctica de clasificar los mensajes, mucho mejor que guardarlos en carpetas. ¿Por qué?
Porque a un mismo mensaje se le puede poner más de una etiqueta, si fuera necesario, por ejemplo puedes clasificar los mensajes por su temática y a la vez por la importancia o la urgencia del asunto.
Puedes asignar colores a cada etiqueta para diferenciar rápidamente los distintos mensajes. Lo usual es asignarle una etiqueta a los mensajes provenientes de tu cuenta corporativa, de esta forma los diferencias rápidamente de los que fueron enviados a la dirección @gmail.com.
Cuando gestionas tu correo corporativo en Gmail los filtros te permiten indicarle a Gmail qué tiene que hacer cuando llega un determinado mensaje.
Por ejemplo puedes configurar un filtro para que a todos los mensajes de un determinado remitente se les asigne automáticamente cierta etiqueta. De esta forma ahorras tiempo en tener que hacerlo manualmente y, si sabes jugar con los colores de las etiquetas, te sirve para identificar rápidamente los mensajes más importantes de los que pueden esperar.
Otro uso muy útil de los filtros es el de Archivar automáticamente ciertos mensajes que no te interesa ver en recibidos pero que tampoco quieres dejar de tener, como podría ser determinados boletines o notificaciones no urgentes.
Esta es otra de las características que diferencia a Gmail de los demás servicios de email, la posibilidad de archivar los mensajes que ya fueron atendidos para que no sigan molestando en Recibidos.
Si gestionas tu correo corporativo en Gmail, cuando un nuevo mensaje llega el mismo es colocado automáticamente en Recibidos. Una vez que el asunto fue atendido y resuelto ya no tiene sentido que ese mensaje siga estando ahí, pero tampoco queremos borrarlo porque nos puede servir en el futuro.
La solución es tan simple como hacer clic en Archivar y el email se oculta de Recibidos. Si más adelante queremos buscarlo podemos pedir de ver Todos o bien mirar la etiqueta correspondiente.
Quién no se volvió loco buscando tal o cuál email que ni recordabas cuándo te lo mandaron.
El mejor buscador del mundo no podía ser menos para su propio servicio de email. Con el buscador de Gmail es muy fácil encontrar viejos mensajes por ser muy sencillo de usar, y además ofrece opciones de búsqueda avanzada que te ayudan a encontrar hasta esos emails más escurridizos.
¿Te gustaría tener bien separados los mensajes importantes de esas promociones que no quieres dejar de recibir, o los emails que te mandan Facebook, Instagram y Twitter todos los días?
Hace unos años Gmail incorporó la posibilidad de utilizar pestañas en Recibidos. Esto significa que, en vez de tener una sola pantalla de Recibidos, podemos tener hasta cinco. Esto combinado con los filtros nos simplifica enormemente la tarea de gestionar el email.
Puedes habilitar las siguientes pestañas:
Ahora muchos lo utilizan pero Gmail fue el primero, yo diría que fue quien inventó la vista de conversación. La vista de conversación lo que hace es agrupar todos los mensajes que tienen el mismo asunto, o que son respuestas o reenvíos.
De esta forma se reduce muchísimo la cantidad de elementos en Recibidos, lo que agiliza la tarea de atender y responder el email. Además permite abrir una conversación y ver agrupados todos los mensajes y respuestas que corresponden a este tema.
Si bien en un principio la vista de conversación era la única forma de utilizar Gmail, actualmente permite deshabilitarla y ver todos los mensajes por separado.
Un detalle, si desde tu cuenta de Gmail puedes administrar varias cuentas externas de correo corporativo también vas a tener la posibilidad configurar una firma particular para cada una de ellas.
Según la cuenta que selecciones al enviar un mensajes se cargará automáticamente la firma que corresponda.
Gmail también tiene una herramienta que te permite crear plantillas de email para utilizarlas luego en una respuesta o en cualquier envío.
Las plantillas te permiten ahorrar tiempo y no agobiarte teniendo que escribir cientos de veces la misma respuesta o el mismo correo. Te basta con tener pre-redactado un correo y en el momento de enviarlo completar solo los espacios personalizables.
En 2019 Gmail incorporó la funcionalidad de programar mensajes para que se envíen en una fecha y hora determinados.
Esta característica es muy útil para quienes nos quedamos trabajando fuera de los horarios comerciales o los fines de semana ya que a nuestros clientes podría resultarles raro y hasta poco profesional recibir un correo nuestro a las 11 de la noche, o un domingo por la tarde.
Gracias a la programación de mensajes podemos olvidarnos de ese problema y dejarlos preparados para que se envíen a la hora más adecuada.
Otra característica que añadió Gmail en 2019 es la de posponer mensajes. Algo que hasta ahora se podía hacer con la extensión para Chrome Bumerang, aunque de forma limitada.
Que tal si recibes un correo que no es necesario atender en este mismo momento pero que no quieres que se te olvide…
Lo usual sería dejarlo marcado como no leído, pero igualmente iría bajando en la lista a medida que entran nuevos emails y hasta podrías perderlo de vista.
En cambio con esta función Gmail nos permite posponer el correo para la fecha y hora que decidas. Esto significa que te lo vuelve a enviar más tarde como si fuera un correo nuevo. No hay forma de que se te pase.
Cualquier duda que te hubiera quedado sobre cómo gestionar tu correo corporativo en Gmail te agradeceré utilizar los comentarios de este artículo para plantearla.
También puede interesarte: Cómo crear cuentas de correo corporativo
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