Cómo Hacer Seguimiento de Apertura y Clics con Gmail

Jorge Baffa

Jorge Baffa

21-08-2020

Manual de Gmail

Todas la herramientas de Gmail explicadas paso a paso.

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Hoy quiero mostrarte cómo funciona una herramienta que nos permite hacer tracking en Gmail. Me refiero a hacer un seguimiento o rastreo de la apertura y clics de los emails que enviamos.

Mailtrack es el nombre de la herramienta que, al instalarse en Gmail, nos permite saber si un email que enviamos fue abierto o aún no, e incluso si el destinatario hizo clic en algún enlace dentro del mail.

Esto es lo que llamamos seguimiento de Gmail o rastreo de Gmail.

 

Seguimiento de los Emails Enviados con Gmail

En la siguiente captura de pantalla vemos cómo queda la bandeja de Enviados de Gmail luego de instalar Mailtrack.

En la bandeja de Enviados (y también en Recibidos) se añaden nuevos elementos que nos permite rastrear los mensajes que enviamos.

Tildes de seguimiento

Por un lado se añaden dos tildes delante de cada email enviado: la primera tilde indica que el correo fue entregado y la segunda que fue abierto.

Además si colocamos el cursor encima de las tildes de algún correo se despliega una ventana que nos indica los detalles de apertura y clics.

Este detalle nos dice cuándo fue abierto el correo y cuántas veces. Además de cuántas veces se hizo clic en los enlaces, en caso de que hubiera.

Las tildes de seguimiento se puede ver incluso en Recibidos de Gmail y dentro de cada mensaje de email, si lo abrimos.

Panel de actividad

En segundo lugar se incorpora el ícono de Mailtrack en la parte superior derecha que nos permite acceder al panel de actividad de la herramienta.

Antes de enviar mensajes es importante que revises el estado de este botón:

  • Si está en color gris significa que la herramienta se encuentra desactivada por algún motivo y que los correos que envíes no serán trackeados (no tendrán seguimiento).
  • Si está con el color normal del ícono de Mailtrack entonces significa que la herramienta está activa y puedes enviar emails con seguimiento.

Cómo Funciona Mailtrack para Gmail

El panel de actividad de Mailtrack dispone de cuatro secciones principales que nos permite llevar un control detallado de cada email:

  • Todos los correos.
  • Últimos correos abiertos.
  • Correos sin abrir.
  • Informe de clics.

Vale aclarar que estos paneles están solo disponibles en la versión paga de la herramienta.

La versión gratuita en cambio solo te muestra los tildes en la bandeja de Gmail pero no puedes acceder al detalle completo.

Todos los correos

El panel de todos los correos rastreados de Gmail nos da una visión general de todos los emails que hemos enviado donde podemos ver, además de las tildes correspondientes, la fecha y hora de la última apertura, la cantidad de veces que fue abierto y la fecha y hora de envío.

Es cómo la bandeja de Enviados pero con información adicional.

Últimos correos Abiertos de Gmail

El panel de últimos correos abiertos de Gmail nos muestra una lista de los emails que fueron abiertos recientemente.

En este listado podemos ver el nombre del destinatario, el asunto, la fecha y hora de la última apertura y la cantidad de veces que fue abierto.

Correos sin Abrir de Gmail

El panel de correos sin abrir de Gmail nos muestra un listado de los emails enviado por nosotros que aún no han sido abiertos.

En este caso podemos ver la fecha y hora de envío de cada mensaje.

Informe de clics de correo de Gmail

El panel de informe de clics de Mailtrack te permite ver las Urls en las que han hecho clic los destinatarios de tus correos la fecha y hora del último clic y la cantidad de veces que fue clicado.

Limitaciones de Mailtrack

Mailtrack para Gmail tiene la misma limitación que todas las herramientas de seguimiento para correo electrónico en cuanto al rastreo de aperturas de los emails.

Cómo funciona el rastreo de Aperturas

La manera en que Mailtrack logra saber si un destinatario abrió nuestro email es insertando en el mail una imagen invisible de un solo píxel.
Esta imagen no va adjunta en el correo sino que se carga desde una fuente externa cuando alguien abre el correo.

En realidad tampoco se trata de una imagen estática, sino dinámica. Una imagen dinámica es una imagen que es dibujada en el momento por un programa.
Los captcha que vemos en muchos sitios web y que nos muestran letras aleatorias que debemos repetir para validar que somos humanos son imágenes dinámicas, por ejemplo.

Si una imagen estática tiene un nombre por ejemplo así:  imagen1.jpg, una imagen dinámica tiene un nombre tipo así: imagen.php?cod=93892009821234466

Esto significa que cuando el navegador (u Outlook) cargan la imagen desde el servidor remoto, en realidad se activa en el servidor remoto un programita que se ocupa de dibujar la imagen (o píxel) en el momento.

Pero además se le pasa al programa un código único (en el nombre de la imagen) que identifica a este email. Y el programa, además de dibujar la imagen y enviarla al navegador, registra la solicitud en una base de datos.

Entonces Mailtrack ya sabe que el correo fue abierto, qué día y a qué hora.

El problema es cuando el webmail o el Outlook del destinatario tiene bloqueada la carga de imágenes externas. En este caso no se registra la apertura, aunque la hubiese habido.

Resumiendo…

  • Si Mailtrack indica que el correo fue abierto podemos estar seguros de que así fue.
  • Si Mailtrack indica que el correo No fue abierto, no tenemos la certeza. Quizás lo hayan abierto y no se registró la apertura.

Cómo funciona el rastreo de Clics

Por el contrario, el rastreo de clics en enlaces es totalmente seguro porque lo que se hacer es crear una redirección que el destinatario no tiene forma de saltearse.

Si yo pongo en el mail un texto que dice Ir al documento, y enlazo este texto a una Url así:  http://mipagina.com/documento1.html, Mailtrack cambia mi Url por una propia, por ejemplo http://mailtrack.com/rastreo.php?id=82040518873049.

Esta Url apunta inicialmente al servidor de Mailtrack donde se crea una redirección hacia mi Url final.

Pero antes de redirigir el programa registra en la base de datos este acceso, sabiendo así qué Url fue clicada además de la fecha y hora en que ésto sucedió.

Y decía que el rastreo de clics es completamente seguro porque el usuario no tiene forma de conocer la Url final sino es a través de la Url de Mailtrack.

La única excepción sería si nosotros pegamos directamente la Url en el mail en vez de crear un texto enlazado. Porque ahí sí le estamos mostrando la Url final al usuario.

Resumiendo…

  • Si Mailtrack indica que se hizo clic en un enlace del correo podemos estar seguros de que así fue.
  • Si Mailtrack indica que No se hizo clic en un enlace del correo podemos estar seguros también.

Podría pasar que en un determinado correo no se registre la apertura, por tener bloqueada la carga de imágenes externas, pero sí se registre el clic en un enlace. Dando por hecho que el correo fue abierto, lógicamente.

Por es los emails con enlaces en los que el destinatario debe acceder para ver cierto contenido son de rastreo más seguro que los correos de solo lectura.

Cómo Configurar Mailtrack de Gmail

Además de los paneles que mencionaba antes, Mailtrack dispone de un panel de configuración donde podemos activar las opciones de seguimiento y rastreo de emails según nuestras preferencias.

Algunas opciones solo están disponibles en la versión paga, como la firma que añade a cada email indicando que se está usando Mailtrack en ese correo.

Así es cómo lo tengo configurado yo para tener a mano la información importante pero que al mismo tiempo no me esté molestando permanentemente con notificaciones.

Opciones Generales

Revisemos cada una de la opciones del panel de configuración de Mailtrack para Gmail.

Eliminar «Remitente notificado con Mailtrack»

Mailtrack añade de manera predeterminada una firma a todos tus emails donde indica que el mensaje está siendo rastreado con esta herramienta. Es más que nada una forma de hacerse propaganda.

Una de las principales ventajas de comprar la versión paga de Mailtrack es que nos permite desactivar esta leyenda.

Actividad de email

Esta opción, también disponible solo en la versión paga, es la que habilita los paneles de información detallada que te mostré hace un momento.

Click tracking

Esta opción lo que hace es activar el seguimiento de clics en enlaces que incluyen tus correos, además del seguimiento de aperturas en los emails.

Informe diario

Te envía por correo un informe diario sobre los mensajes leídos y no leídos. Es útil si necesitas hacer un seguimiento estricto de tus envíos pero puede resultar algo molesto también.

Notificaciones

Dentro de esta sección se encuentran las opciones relacionadas con las notificaciones que te enviará Mailtrack sobre el estado de apertura y clics de tus emails.

Yo las tengo todas desactivadas pero según el caso pueden resultarte importantes algunas de ellas.

  • Notificaciones en tiempo real. Recibe notificaciones en tiempo real cuando se abren tus mensajes.
  • Alertas por email cuando tus correos son abiertos. Recibe una notificación por email cuando tus correos son abiertos por primera vez.
  • Notificaciones de no apertura. Recibe una notificación por email si tus mensajes no han sido leídos.
  • Notificaciones de seguimiento de enlaces en tiempo real. Recibe notificaciones emergentes en tiempo real cuando se abren tus mensajes.
  • Notificaciones de correos revisitados. Recibe una notificación por email cuando se abren mensajes antiguos.
  • Conversación muy activa. Recibe una notificación por correo electrónico cuando un email tuyo está recibiendo más atención de lo normal.
  • Alertas por email cuando un link es clicado. Recibe una notificación por correo electrónico cuando los enlaces de un correo son clicados por primera vez.

Funcionalidades para el móvil

Algo muy bueno de Mailtrack es que también funciona en la app de Gmail para Android.

La funcionalidad para la app de Android se instala haciendo clic en un botón dentro de la configuración de Mailtrack en el navegador web.

Double-checks () en tu teléfono

Nos permite ver en el teléfono las tildes de seguimiento de los emails enviados y de las respuestas.

Notificaciones en tiempo real en tu móvil

Esta opción nos permite recibir notificaciones en tiempo real en el teléfono cuando se abran nuestros emails.

Cómo Usar Mailtrack para Gmail

En sí el uso del sistema de rastreo para Gmail es muy sencillo y no supone ningún tipo de aprendizaje prácticamente.

Cómo Instalar Mailtrack en Gmail

Mailtrack es una extensión del navegador Chrome, por lo que es necesario usar este navegador para que funcione. Quizás tenga también extensiones para otros navegadores pero en este momento lo desconozco.

Para instalarlo en tu navegador ingresa aquí y luego busca el botón Instalar: Instalar Mailtrack

Eso te llevará a Chrome Web Store donde deberás hace clic en el botón Añadir a Chrome para que la extensión se instale automáticamente.

Es posible que demore unos segundo en descargarse la aplicación. Luego te va a preguntar de nuevo si quieres añadir la extensión a tu Chrome.

Y una vez instalada la extensión Mailtrack en Chrome es necesario conectarla con tu cuenta de Google.

En la siguiente pantalla debes seleccionar la cuenta de Google que vas a conectar con Mailtrack, en caso de que tengas activa más de una cuenta.

Y por último aceptar los permisos que te pide la aplicación.

El siguiente paso es elegir el plan a activar. Para probar cómo funciona puedes comenzar con el plan gratuito, con las limitaciones que ya te comentaba.

Y finalmente vas a ver una pantalla como ésta que te confirma la instalación concluida.

Una vez en tu bandeja de entrada de Gmail vas a ver un aviso de que Mailtrack está instalado y el botón en la parte superior para acceder al panel y a la configuración de Mailtrack.

También vas a ver las tildes dobles junto a la opción Enviados del menú lateral.

Envío de nuevos correos con rastreo

Para comenzar a enviar emails utilizando el sistema de rastreo de Mailtrack para Gmail simplemente debes enviar emails como lo haces habitualmente.

Junto al botón Enviar vas a ver el ícono de la doble tilde indicándote que el rastreo se encuentra activo para ese email.

Y, en caso de que desees desactivarlo para un determinado email, simplemente haces clic en él y lo desactivas.

Rastreo desde la App móvil de Gmail

En la app de Gmail para Android también vas a ver la doble tilde junto a cada mensajes de correo electrónico, tanto en Recibidos como en Enviados.

Sin embargo, para enviar emails con el rastreo activado el modo de hacerlo es algo diferente.

Cómo responder con rastreo

Para responder a un email desde la app de Gmail utilizando el rastreo No hagas clic en el botón Responder.

Debes ir hasta abajo de todo, donde está el ícono de Mailtrack, y hacer clic ahí para que se abran las opciones de rastreo.

Luego haz clic en la opción Tracked Reply y ahora sí redacta tu email normalmente.

Cómo enviar un nuevo email con rastreo

Para enviar un nuevo email con rastreo desde la app de Gmail No hagas clic en el botón Redactar.

Debes entrar a cualquier email que tengas en Recibidos y, de la misma forma que antes, ir hasta abajo de todo, donde está el ícono de Mailtrack, y hacer clic ahí para que se abran las opciones de rastreo.

Luego haz clic en la opción New Tracked Email y ahora sí redacta tu email normalmente.

Cuánto Cuesta Mailtrack

Si bien puedes usar Mailtrack de manera totalmente gratuita, contratar el plan PRO tiene muchas ventajas. La principal de ellas es eliminar el aviso de Email rastreado con Mailtrack que agrega a la firma.

Además es una herramienta muy económica. Te dejo a continuación la tabla compara tiva según que decidas contratar pagando mes a mes, trimestralmente o anualmente.

Y en la siguiente tabla podemos ver las prestaciones que incluye el plan PRO y que no están en la versión gratuita.

 

Espero que esta guía te haya resultado útil y te agredezco la compartas para que más personas se enteren de las características y posibilidades que brinda esta herramienta para hacer seguimiento de los correos con Gmail.

Jorge Baffa

Jorge Baffa

En 2013 fundé Aventura Digital para ayudar a profesionales y emprendedores independientes a tener su sitio web profesional con WordPress.

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