La herramienta Filtros de Gmail es una de las características más útiles de este servicio de correo electrónico, porque nos permiten automatizar tareas y nos hace más fácil la gestión de los mensajes, sobre todo en el uso profesional.
¿Qué son los filtros de Gmail?
Los filtros de Gmail son tareas automáticas que se ejecutan cada vez que se recibe un nuevo email en la bandeja de entrada de Gmail.
Cada filtro de Gmail está configurado con determinados criterios que se evalúan con la llegada de cada nuevo correo electrónico. Cuando un email cumple con los criterios del filtro se dispara una tarea específica.
¿Para qué sirven los filtros?
Los filtros de Gmail tienen muchísimas utilidades. La más popular quizás sea la de clasificar los mensajes mediante la asignación automática de etiquetas de Gmail a cada correo que ingresa.
Esto es todo lo que se puede hacer con los filtros de Gmail:
- Saltar Recibidos. Podemos configurar un filtro de Gmail para que los emails que cumplan con determinados criterios no se queden en la bandeja de entrada, sino que vayan directo al Archivo.
- Marcar como leído. Podemos configurar un filtro de Gmail para que marque como leídos determinados mensajes que no requieren de nuestra atención.
- Destacar. Podemos configurar un filtro de Gmail para que marque con la estrella de destacado a los mensajes que cumplen ciertos criterios.
- Aplicar etiquetas. Podemos configurar un filtro de Gmail para que asigne una o varias etiquetas a los emails que cumplen con determinado criterio.
- Reenviar. Podemos configurar un filtro de Gmail para que reenvíe el email a otra dirección. Para ésto primero tenemos que agregar alguna dirección en la herramienta Reenvío y correo POP/IMAP.
- Eliminar. Podemos configurar un filtro de Gmail para que borre automáticamente cualquier correo electrónico que cumpla con los criterios dados.
- No marcar nunca como spam. Cuántas veces nos pasa que los emails de cierto cliente van con frecuencia a spam, aunque hayamos agendado la dirección en contactos, e indicado más de una vez que no es spam. Bueno, también podemos configurar un filtro de Gmail para que los emails de determinados remitentes, o que cumplan ciertos criterios, nunca vayan a spam.
- Responder con plantilla. También podemos configurar un filtro de Gmail para que envíe de manera automática una determinada respuesta al remitente. Para ésto debemos primero crear una plantilla de respuesta predefinida.
- Marcar siempre como importante. Podemos configurar un filtro de Gmail para que asigne la marca de Importante al correo.
- No marcar nunca como importante. Y Asimismo podemos configurar un filtro de Gmail para que nunca asigne la marca de Importante a determinado emails.
- Asignarle una pestaña concreta. Y también podemos configurar un filtro de Gmail para que mueva automáticamente los emails que cumplen determinados criterios a una pestaña específica de la bandeja de entrada.
¿Qué criterios evalúan los filtros de Gmail?
A estas alturas te estarás preguntado cuáles son los criterios que pueden evaluar los filtros de Gmail.
Los criterios de los filtros de Gmail alcanzan prácticamente a cualquier dato del mensaje:
- Remitente. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si un email corresponde a determinado remitente.
- Para. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si está dirigido a determinado destinatario. Tengamos en cuenta que una misma cuenta de Gmail puede gestionar hasta 5 cuentas de email externas.
- Asunto. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si el asunto contiene determinadas palabras.
- Contiene las palabras. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si el cuerpo o el asunto del mensaje contiene determinadas palabras.
- No contiene. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si el correo electrónico no contiene determinadas palabras.
- Tamaño. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si el tamaño del correo electrónico es mayor o menor que los megas indicados.
- Contiene archivos adjuntos. El filtro de Gmail ejecuta la tarea si el email tiene archivos adjuntos.
¿Cómo configurar los filtros de Gmail?
Configurar los filtros de Gmail es muy sencillo e intuitivo. Vamos a ver cómo crear un nuevo filtro paso a paso.
Cómo crear un nuevo filtro
Para crear un nuevo filtro tenemos que ir a Configuración (ícono del engranaje) > Ver todos los ajustes y buscar la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas.
Si no hay ningún filtro creado hasta el momento vas a ver una opción que dice Crear un filtro. En el caso de que sí tengas ya filtros creados vas a encontrar esa misma opción bajando hasta el final de la lista de filtros.
Cuando hacemos clic en Crear un filtro comienza el asistente:
- Indicar los criterios. Lo primero es elegir los criterios que va a evaluar el filtro. Ten en cuenta que los campos son opcionales. No necesitas completar todos sino solo los necesarios. Además tampoco se evalúa la coincidencia del texto completo. Con que coincida con una parte ya se aplica el filtro.
Incluso en las direcciones de email que van en De y Para, ya que podrías poner solo el dominio para que se filtren todas las cuentas de un mismo dominio. - Probar. Una vez que hayas completado los criterios puedes hacer clic en el botón Buscar para que Gmail te muestre todos los emails que coinciden con esos criterios, y así puedas evaluar si los criterios están bien definidos.
- Volver a los criterios. Para volver a los criterios debes desplegar el cuadro de búsqueda que está arriba de todo en la página de resultados. Y si está todo bien haces clic en Crear filtro.
- Definir la acción a realizar. El último paso es elegir de un listado qué acciones debe efectuar Gmail cuando un email coincide con los criterios del filtro.
Presta atención que la última opción dice Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplen los criterios. Seguramente quieras marcarla para que se filtren también los mensajes que ya estaban en Gmail antes de activar el filtro. - Crear el filtro. Para terminar hacemos clic en el botón Crear filtro y listo, el filtro ya está activo a partir de ese momento y lo vas a poder ver en la lista de filtros.
Cómo modificar un filtro
Si necesitamos modificar, ya sea los criterios o bien la tarea, de un filtro que ya está activo simplemente vamos a Configuración (ícono del engranaje) > Ver todos los ajustes y buscar la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas.
Ahí vas a ver un listado con todos los filtros activos y, a la derecha de cada filtro, la opción Editar te permite cambiar los criterios y la tarea, de la misma forma que cuando creamos un nuevo filtro.
Cómo borrar un filtro
Si necesitamos borrar un filtro que está activo simplemente vamos a Configuración (ícono del engranaje) > Ver todos los ajustes y buscar la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas.
Ahí vas a ver un listado con todos los filtros activos y, a la derecha de cada filtro, la opción Eliminar te permite borrar completamente el filtro.
Debes tener en cuenta que borrar un filtro no deshace las asignaciones de etiquetas y demás tareas que el filtro hubiera realizado en el pasado.
Crear un filtro partiendo de un email
También es posible crear un filtro de Gmail partiendo de un determinado email.
Supongamos que estamos leyendo un email que recibimos y se nos ocurre que sería buena idea crear un filtro para todos los emails de ese remitente, o que tengan ese mismo asunto.
- Simplemente vamos al ícono de 3 puntos que encontramos a la derecha del email, junto a la fecha y el botón de responder.
- En la lista de opciones que se despliegan elegimos Filtrar mensajes como este.
- Se abre la ventana de criterios del filtro donde ya está colocada la dirección del remitente en el campo De.
- Hacemos los ajustes necesarios a los criterios y luego definimos la tarea, de la misma forma que ya vimos más arriba.
Los filtros de Gmail son una herramienta realmente muy útil que te ayuda a gestionar el correo de una manera más profesional. Te recomiendo probarlos si aún no los utilizas.
