Las etiquetas de Gmail son una de las características que revolucionaron la gestión del correo electrónico profesional y comercial.
Gmail no utiliza carpetas para clasificar los emails, como lo hacen la mayoría de los servicio de correo electrónico de su tipo, sino etiquetas.
Esto tiene, a mi criterio, algunas ventajas. Vamos a ver en esta guía para qué sirven las etiquetas y cómo usarlas.
Las etiquetas de Gmail son marcas que podemos ponerle a cada email para clarificarlo según los criterios que se nos ocurra.
Una etiqueta es similar a los post it de colores que pegamos en las hojas de papel.
En la lista de mensajes podemos ver las etiquetas de cada email junto al asunto (siempre y cuando no la hayas ocultado).
Cuando estás dentro de un email puedes ver sus etiquetas en la parte superior de la página, junto al asunto.
A diferencia de cómo funcionan las carpetas, las etiquetas de Gmail permiten que cada email pueda tener varias etiquetas, no una sola.
Es decir que nos permiten clasificar un mismo email por diferentes criterios. Algo muy útil por cierto.
Por ejemplo un mismo correo lo podríamos clasificar por el cliente al que corresponde y por el tema tratado.
Esto nos permite filtrar luego por los correos de ese cliente, o bien por los correos de determinado tema, y encontrar el mismo email ambas veces.
Hay dos formas de etiquetar un email en Gmail. Vamos a ver cómo se hace.
Cuando estás en la lista de mensajes y necesitas etiquetar un correo debes seleccionar los emails que vas a etiquetar y luego ir al icono Etiquetas.
Cuando estás leyendo un email y quieres asignarle una etiqueta de Gmail simplemente vas al icono Etiquetas.
Crear una nueva etiqueta en Gmail es muy sencillo. Hay dos formas de crear nuevas etiquetas de Gmail.
Si queremos asignarle a un correo electrónico una etiqueta nueva simplemente hacemos ésto:
Si en cambio solo queremos crear una etiqueta tenemos que ir a la lista de etiquetas de Gmail que se encuentra sobre la izquierda:
Para asignarle un color a una etiqueta de Gmail vamos a la lista de etiquetas.
Si necesitamos cambiarle el nombre a una etiqueta de Gmail tenemos que ir a la lista de etiquetas.
Es posible anidar una etiqueta de Gmail como sub-etiqueta de otra etiqueta en el momento de crearla, como ya vimos más arriba.
Si en cambio necesitamos anidar como sub-etiqueta una etiqueta de Gmail que ya está creada tenemos que ir a la lista de etiquetas.
Para borrar una etiqueta de Gmail tenemos que ir a la lista de etiquetas.
Gmail nos permite definir qué etiquetas se muestran y cuáles se ocultan, tanto en la lista de etiquetas que está sobre la izquierda de la pantalla como en la lista de mensajes.
Esto es práctico ya que podemos tener etiquetas que no se utilizan mucho y preferimos ocultarlas para que no molesten.
Si queremos ocultar o mostrar alguna etiqueta de Gmail tenemos que ir a la lista de etiquetas.
En el caso de la lista de etiquetas tenemos una tercera posibilidad que es la de mostrar la etiqueta solo cuando tiene mensajes sin leer.
Todo lo anterior está muy bien pero qué pasa si queremos acceder a alguna etiqueta que decidimos ocultar…
Simplemente vamos hasta abajo en la lista de etiquetas y hacemos clic donde dice Más… para que se amplíe la lista mostrando también las etiquetas ocultas.
El verdadero potencial de las etiquetas aparece cuando aprendemos a configurar Gmail para que etiquete los emails automáticamente ni bien van llegando.
Esto se logra configurando filtros de mensajes. Pero eso es un tema para otra guía.
Te invito a probar las etiquetas de Gmail, si todavía no las usas, y comprobar en persona las ventajas que ofrecen para gestionar tu correo electrónico.
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