Criar e-mail corporativo ou e-mail profissional (por exemplo [email protected]) dará uma imagem mais profissional à suas comunicações, além de gerar confiança, transmitir solidez e ajudar a conseguir melhores clientes.

E-mail e-mail corporativo no Gmail

E-mail e-mail corporativo no Outlook

E-mail e-mail corporativo no Yahoo

Contudo, se você ainda utiliza endereço de e-mail genérico para comunicar-se com seus clientes ou possíveis clientes, porém gostaria de dar uma imagem mais profissional ao seu negócio, neste artigo vou explicar-lhe como criar seus endereços de e-mail profissional.

Ao contrário do que muitos imaginam, criar endereços de e-mail corporativo não é nem caro e nem complicado, e qualquer um pode tê-los com um pequeno investimento.

Há diferentes maneiras para criar um e-mail corporativo: comecemos pelo mais fácil.

E-mail Corporativo Org

Se você é profissional, dono de uma empresa ou de um negócio, tem pouco tempo e escassos conhecimentos técnicos acerca de servidores e domínios de internet, o mais recomendável é que utilize o site de E-mail Corporativo Org para criar seus endereços de e-mail profissional.

Em seguida demonstro passo a passo o processo de criação de sua conta. É muito simples.

1 . Quando ingressamos ao E-mail Corporativo Org. o primeiro que vemos é uma seção para escolher sua conta de correio eletrônico. Você tem que preencher os três campos marcados.

2 . Ao ver a legenda de que o domínio está disponível deverá completar os novos campos que aparecem com seu nome, sobrenome e seu endereço de e-mail atual (aquele usado habitualmente).

Depois, aceitar a política de privacidade e dá um clique no botão Ativar Agora.

3 . Na tela que segue deve confirmar o endereço de e-mail corporativo escolhido e selecionar o plano que você quer contratar.

Poderá ser escolhido entre 3 planos com diferentes capacidades, segundo as necessidades da sua empresa.

4 . Este passo consiste em efetuar o pagamento pelo serviço no PayPal. Deve fazer login (se já possui uma conta) para completar o pagamento.

Caso não possua uma conta no PayPal, dê um clique onde diz: Abrir uma conta (isso é necessário para completar o pagamento sem custo adicional).

Em seguida, preencha os dados solicitados pelo PayPal e confirme o pagamento.

5 . Por último, deve completar os dados de faturamento.

Se o Paypal não te direcionar automaticamente para essa página não se preocupe, você receberá o link no seu e-mail.

6 . E para finalizar você verá uma página onde indica a ativação total da seu endereço de e-mail corporativo, demora no máximo 24 horas. Por experiência, na maioria das vezes o tempo é muito menor.

7 . Agora o que resta é esperar umas horas até receber o e-mail com os dados de acesso ao painel de e-mail corporativo.

Acessar ao E-mail Corporativo Org.

E-mail Corporativo com SiteGround

Outra opção muito simples para ter rapidamente seus endereços de e-mail corporativo é SiteGround, uma das melhores hospedagens que existem atualmente.

Para ter endereços de e-mail profissional se faz necessário basicamente duas coisas:

• Domínio. É o que vai depois de @ nos seus endereços de e-mail corporativo, por exemplo @suaempresa.com.
• Hospedagem. É o servidor que vai permitir enviar e receber seu e-mail corporativo.

Isto não mencionei antes porque o serviço de E-mail Corporativo Org já inclui ambas as coisas.

Porém não se preocupe, pois, seguindo os passos deste tutorial você vai poder conseguir também o domínio grátis além de um desconto de 70% no serviço de hospedagem de SiteGround.

Comece por aqui → Ativar Cupom SiteGround

Você verá a página no site de SiteGround.

Ali estarão os três planos de hospedagem oferecidos pelo SiteGround. Sendo você um empreendedor ou iniciante, o plano StartUp (o mais econômico) será mais que suficiente.

Em qualquer caso, se precisar, sempre poderá mudar para um plano superior abonando somente a diferença.

Ao revisarmos qualquer dos três planos podemos ver que a oferta inclui o que foi dito anteriormente:

• O desconto de 70%(isto pode ser que não seja para sempre).
• O domínio grátis.
• O serviço de correio eletrônico ou e-mail corporativo.

Além disso, SiteGround oferece uma garantia de devolução de 30 dias. Isto significa que se por qualquer razão não concordar com o serviço você pode solicitar o cancelamento e eles reembolsarão o valor do seu pagamento.

De qualquer forma, tenho certeza de que não será necessário, uma vez que o servi­ço de hospedagem é excelente além de contar com um bom serviço de suporte que atende tanto por chat, ticket e telefone, resolvendo o problema sem dar voltas.

Então para continuar damos um clique no botão Contratar e passamos a seguinte tela onde temos que escolher o domínio que vamos utilizar para os endereços de e-mail corporativo.

O seguinte passo é completar os dados da conta, os dados de faturamento e a informação de pagamento (cartão de crédito).

Tendo em conta que em Correio eletrônico deve colocar seu e-mail atual e a Senha, não a senha do seu e-mail, mas uma senha nova para ingressar ao painel SiteGround.

Para finalizar revisamos o valor final a ser pago de acordo com o período de faturamento escolhido (mensal ou anual) e aceitamos as condições de serviço.

Sendo processando o pagamento sem problemas, aparecerá a tela seguinte:

Depois de dar um clique em Configurar a conta vai lhe pedir que ingresse o seu Usuário e Senha de SiteGround.

O usuário é o e-mail que ingressou no passo anterior bem como a senha.

Assim é o painel de SiteGround que será visto ao ingressar. Damos clique em Configurar Site.

Nas três opções seguintes escolhemos Domínio existente e selecionamos o domínio que acabamos de registrar no seletor antes de dar o clique em Continuar.

No seguinte painel teremos a opção de criar um site (que você também pode fazê-lo, porém é um tema para outra guia).

Nós, ao contrário, vamos dar um clique em Pular e Criar site vazio para poder criar diretamente os endereços de e-mail corporativo.

De qualquer forma, o site poderá ser criado em qualquer momento.

Na seguinte tela damos um clique em Terminar, sem selecionar nada mais.

E no seguinte passo, clicamos em Gerenciar Site na caixa que diz: Acessar ao Site Tools.

Este é o painel Site Tools onde temos todas as ferramentas para gerenciar os endereços de e-mail corporativo e o site.

Vamos ao botão grande que diz: Caixas de e-mail.

Uma vez no painel de caixas de e-mail já podemos criar endereços de e-mail corporativo.

• Selecionamos o domínio.
• Escrevemos o que vai antes de @.
• Escrevemos a senha para essa conta de e-mail.
• Damos um clique em Criar.

Mais abaixo você verá que já aparece a caixa de e-mail que acabamos de criar. Esta conta já está ativa e pode enviar e receber e-mail corporativo.

Se quiser criar mais endereços deverá clicar o botão Atrás e repetir o procedimento.

E para acessar ao webmail da nova caixa de e-mail basta clicar nos 3 pontos da direita.

Assim é o webmail da sua nova caixa de e-mail corporativo, com suas pastas: Entrada, Rascunhos, Enviados e Lixeira.

Claro que para ingressar todos os dias no seu e-mail não é necessário abrir o painel de SiteGround. Simplesmente pode colocar no seu navegador o domínio seguido da palavra webmail assim: suaempresa.com/webmail

Para ativar a oferta clique neste link → Ativar Cupom SiteGround

E-mail Corporativo com CPanel

CPanel é o painel para administrar contas de hospedagem utilizado pela maioria dos provedores de hospedagem. Equivale ao Site Tools de SiteGround já demostrado.

Como esse painel é utilizado por um grande número de provedores de hospedagem, me parece importante informar como criar suas caixas de e-mail corporativo com CPanel, caso opte por criar seu e-mail profissional com qualquer serviço além dos anteriormente recomendados.

Também pode ser que você já possua uma página web alojada em alguma hospedagem, porém, nunca aproveitou o serviço de e-mail corporativo que essa hospedagem certamente possui por não saber usar o painel.

Em continuação, vamos ver um exemplo passo a passo de como criar um endereço de e-mail corporativo em uma conta de hospedagem que possui CPanel como painel de controle.

Suponhamos que para esta demonstração já temos contratado a hospedagem e o domínio.

O seguinte exemplo, está feito sobre uma das caixas de E-mail Corporativo Org, porém é extremamente igual a qualquer outra hospedagem que tenha CPanel.

Ingressar ao Painel

Primeiramente é ingressar ao CPanel da sua conta de hospedagem com usuário e senha. Esses dados vão lhe proporcionar seu provedor de hospedagem no momento da ativação do plano de hospedagem.

Uma vez dentro do painel terá que ir baixando até encontrar a opção Contas de correio eletrônico, dentro da seção de Correio eletrônico.

Vamos baixando até encontrar a seção Correio eletrônico e ingressamos à ferramenta Contas de correio eletrônico.

Criar endereços de e-mail corporativo

Uma vez dentro da ferramenta Contas de correio eletrônico, deve ir à guia Adicionar conta de correio eletrônico (se não abrir por padrão) aí você encontrará um formulário para completar com os dados da conta e o e-mail corporativo a ser criado.

Os seguintes dados serão pedidos no formulário:

• Correio eletrônico: deve ingressar somente o que vai antes de @ já que o domínio aparece de forma predeterminada.
• Domínio: essa opção deverá ser utilizada somente se temos mais de um domínio vinculado à conta de hospedagem. No caso de ter somente um domínio aparece predeterminado.
• Senha: terá que ser posta duas vezes e à medida que vai escrevendo o painel te indica a fortaleza da mesma. Também podemos fazer uso do botão Gerarpara criar uma senha aleatória e bem segura (porém não esqueça de copia-la antes de sair).
• Quota de caixa postal: é a capacidade de armazenamento que queremos atribuir a essa caixa de e-mail em particular, dentro da capacidade total da conta de hospedagem (recomendo ilimitado).

Para finalizar damos um clique no botão: Criar conta e, a partir deste momento, sua nova caixa de e-mail agora está pronta para enviar e receber mensagens.

Isso é tudo. Estava esperando mais passos?

Gerenciar seus endereços de e-mail

Depois que todos os endereços de e-mail de que você precisa forem criados com seu domínio, você pode ir para a guia Contas de correio eletrônico para visualizar e gerenciar os endereços de e-mail criados.

Dentro das ações que podemos efetuar sobre as caixas de e-mail corporativo ou e-mail profissional, estão as seguintes:

• Consumo. Nos permite ver o espaço que ocupa cada caixa de e-mail.
• Acessar ao webmail. Essa opção abre o webmail da caixa porém não é obrigatório ingressar neste painel para ir ao webmail.
  Também pode acessar diretamente ao webmail escrevendo em seu navegador seudominio.com/webmail onde claramente trocaremos seudominio.com pelo seu próprio domínio.
• Disk and Quota. Nos serve para trocar a capacidade máxima atribuída para uma caixa de e-mail.
• Password and Authentication. Para trocar a senha de uma caixa de e-mail em particular.
• Manage suspension. Ferramenta para suspender uma determinada caixa de e-mail. Podemos suspender o início de seção, o recebimento e/ou envio de e-mails.
• Apagar. Quando queremos apagar completamente uma caixa de e-mail, eliminando todo seu conteúdo.

Registrar um Domínio

Já foi explicado o que é um domínio, contudo, falemos um pouco mais do tema.

O domínio é o primeiro e o principal que você vai precisar para criar seus endereço de e-mail profissional, já que é o que vai depois da @ nos seus endereços. Por exemplo, seu endereço de e-mail principal poderia ficar assim info@seunome.com.

Existem principalmente 2 tipos de domínios:

• Domínios internacionais.
• Domínios de cada país.

Domínios internacionais

Por um lado, estão os domínios internacionais. Os mais conhecidos são os que finalizam em: .com, .net, .org, já que são os mais utilizados.

Esses domínios são gerenciados por uma organização chamada ICANN a qual se afiliam entidades registradoras. A estas entidades registradoras podemos ir a fim de registrar nosso domínio.

Recomendo ler: Como Registrar um Domínio .COM sem acessórios inservíveis.

Domínios de cada país

Também existem os domínios de cada país que são os que finalizam com o código do país respectivo, por exemplo: .br (Brasil), .es (Espanha), .ar (Argentina), .mx (México), .cl (Chile), .us (Estados Unidos), etc.

Por sua vez, alguns países utilizam “zonas” para classificar os domínios. Por exemplo no Brasil se utiliza muito a zona .com.br, enquanto no México a zona .com.mx.

Esses domínios são administrados por cada país segundo seus próprios critérios e devem registrar-se nas entidades habilitadas por cada um deles.

Eu explico estas coisas para que saiba que não é obrigatório comprar seu domínio em uma mesma hospedagem que vai usar para criar seus endereços de e-mail corporativo.

Contudo, é muito mais prático fazer tudo junto para evitar complicações.

Poderia ter um domínio registrado previamente ou simplesmente decidir registra-lo por sua conta no registrador que mais lhe agrade e logo direciona-lo a hospedagem com a qual você irá gerenciar os endereços.

Isto lhe dá total independência a respeito da empresa de hospedagem já que o domínio é seu, é seu nome e sua marca na internet.

Quanto custa um domínio

Os preços dos domínios variam segundo a entidade registradora e segundo o tipo de domínio. Em geral um domínio internacional .COM, .NET, .ORG custa entre 10 e 13 dólares anuais.

Os domínios de país têm preços muito variáveis que dependem de seus próprios registradores.

É recomendável registrar seu domínio em NameCheap já que oferece uma plataforma simples e intuitiva, possuindo melhores preços em relação a outros registradores.

Agora é o momento de consultar se o domínio que você quer está disponível, e se não estiver, buscar alternativas. Para buscar um domínio disponível recomendo o seguinte buscador:

AJUDA: Se ao buscar sair completar a compra, significa que o domínio está disponível. Ao passo que, se aparecer alternativas similares ou te diz para fazer uma oferta, é porque já está registrado por outra pessoa.

Aponte o domínio para sua hospedagem

Uma vez registrado o domínio e contratado a hospedagem você terá que vincular seu domínio com os servidores da sua empresa de hospedagem (no caso de ter contratado com empresas diferentes).

Não se assuste que isto é muito simples. Se faz acessando ao painel do seu domínio e atribuindo os “DNS” que será indicado pelo provedor de hospedagem.

A forma de fazê-lo depende do site onde você registrou seu domínio porém em geral temos que buscar a opção “Atribuir DNS” ou “Servidores de Nome”.

Se houver outros DNS ingressados deverá apaga-los para que fiquem somente os que indiquem seu provedor.

Se tiver problemas com este passo deverá recorrer ao suporte técnico da empresa de hospedagem, certamente estarão bem dispostos a ajudar.

Como Gerenciar seu E-mail Corporativo

Agora falemos sobre como gerenciar as caixas de e-mail corporativo. Existem várias opções para gerenciar seus endereços de e-mail profissional. Vejamos.

Gerenciar seu e-mail corporativo utilizando o webmail

A primeira opção (e a mais rápida) para utilizar seu novo e-mail corporativo é através do webmail que possui sua conta de hospedagem.

Isto já vimos com o exemplo de SiteGround.

Porém, se sua hospedagem utiliza CPanel o endereço do seu webmail geralmente terá a seguinte forma. Diante de dúvidas consulte ao seu provedor de hospedagem a URL correta:

https://seu-dominio.com/webmail

Aí colocamos o endereço de e-mail a que queremos acessar e a senha (que adicionou no CPanel ao criar a conta).

Uma vez dentro do sistema podem lhe dar a possibilidade de escolher entre diferentes opções de webmail para ler o seu e-mail corporativo.

Na seguinte imagem vemos o webmail Roundcube, que é muito similar a qualquer webmail, com suas pastas de Entrada, Rascunhos, Enviados, Spam e Lixeira.

Entre as três Roundcube é minha opção preferida, porém o webmail Horde também é muito bom.

Eu recomendo: Roundcube, o webmail para seu e-mail comercial

Vantagens

• Não é necessário instalar nem configurar nada. O webmail da sua hospedagem está ativo desde o momento em que foi criado um novo endereço de e-mail corporativo, sem fazer nada.
• Acesso desde vários computadores. Vai poder consultar seu e-mail corporativo a partir de qualquer computador com conexão à internet (sua casa e seu escritório por exemplo).
• Segurança. As hospedagens geralmente fazem backups diários da informação de sua conta, pois se houver algum problema com o servidor, você não perde nada nem terá que se preocupar em restaura-lo.

Desvantagens

• É possível que o webmail não ofereça tantas ferramentas de gestão como outros sistemas.
• Como funciona online seu uso pode ser um pouco mais lento e, se momentaneamente interromper a internet, você não poderá acessar seus caixas de e-mail neste lugar.
• Está amarrado a capacidade de armazenamento da sua conta de hospedagem. Se você receber muitos e-mails com anexos pesados, talvez precise excluí-los de vez em quando.

Resumindo. Embora o webmail seja uma boa opção para começar a usar os endereços de e-mail corporativo imediatamente e sem complicações, dependendo do caso, pode ser uma ferramenta um tanto limitada.

Gerenciar seus endereços com um cliente de correio eletrônico

Em caso de empresas o mais recomendável é administrar seu e-mail desde um cliente de correio eletrônico.

Os clientes de correio eletrônico são programas que se instalam em seu PC e você os configura para que se conectem com certa frequência as suas contas de e-mail corporativo e obtenham as novas mensagens recebidas.

O mais conhecido destes programas se chama MS Outlook  e é parte do pacote Office, porém, não é o único. Outro muito bom (além de gratuito) é o Thunderbird.

Também os tabletes e telefones móveis contam com apps de correio que você pode configurar para gerenciar os endereços do seu domínio.

Vantagens

• Ferramentas mais avançadas. Estes programas geralmente incluem ferramentas de gestão mais avançadas do que as oferecidas no webmail da sua hospedagem. Como a possibilidade de criar filtros para etiquetar ou classificar os correios de e-mail corporativo à medida que chegam segundo certas regras. Inclusive gerenciar modelos prontos para responder mais rápido a consultas comuns (Roundcube também possui).
• Armazenamento ilimitado. Além disso, ao movimentar o correio desde sua hospedagem para o computador onde está instalado Outlook, não fica preso ao limite de capacidade da sua conta de hospedagem.
• Velocidade. Outra vantagem de Outlook é que por ser um programa que opera no computador será muito mais ágil que qualquer serviço online (embora os serviços online tenham melhorado muito nos últimos anos).

Desvantagens

• A principal desvantagem que tem os clientes de correio, a meu ver, é que todo seu correio eletrônico se armazena no computador onde está instalado o programa. Assim, você só poderá acessar as mensagens desde este computador.
  Para alguém que trabalha sempre no mesmo lugar ou que utiliza um portátil isto não seria problema, mas se você gosta de ter acesso ao correio de diferentes computadores (casa e escritório por exemplo) essa opção não será boa para você.
• Outra desvantagem é que ao ter todos seus correios em um único computador poderia acontecer que, se ele quebrar sem ter backup atualizado, você perde tudo. Independentemente da dificuldade que implica restaurar um backup de Outlook.

Resumindo. Tanto Outlook como os demais programas similares geralmente são muito úteis para as empresas, com um uso quase exclusivo de escritório. Não tanto para contas pessoais ou professionais independentes.

Recomendo ler: Como gerenciar seu e-mail corporativo com MS Outlook

Administrar seu e-mail corporativo utilizando Gmail

Uma alternativa que eu gosto muito é a de gerenciar os endereços de e-mail corporativo a partir de uma conta gratuita de Gmail.

Sim, ainda que te pareça estranho é possível administrar todo o e-mail corporativo desde una conta gratuita do Gmail, recebendo as mensagens diretamente ali, inclusive podendo enviar e-mails como se estivesse fazendo da sua conta de e-mail corporativo.

Essa opção tem muitas vantagens:

• Na minha opinião, Gmail oferece ferramentas mais avançadas para gerenciar o e-mail corporativo.
• Sempre temos acesso as mensagens desde qualquer equipamento com conexão à internet.
• Se recebemos um alto volume de mensagens, contamos com muita capacidade de armazenamento, já que as mensagens se movem da sua hospedagem para os servidores do Google.
• Se você gosta de consultar seu correio tanto no computador quanto de um dispositivo móvel poderá fazê-lo sem problemas instalando o app do Gmail em cada dispositivo. Ele se ocupará de manter sincronizadas suas mensagens em cada um.

Recomendo ler: Como gerenciar seu e-mail corporativo com o Gmail

Administrar seu e-mail corporativo utilizando Yahoo

Esta alternativa é idêntica a explicada sobre Gmail.

Yahoo Mail é um serviço de e-mail na nuvem que vai lhe permitir conectar contas externas para receber os correios na mesma caixa de e-mail de Yahoo e inclusive enviar mensagens utilizando a endereço do seu domínio.

Eu gosto mais do Gmail, porém se você está acostumado ao Yahoo talvez para você seja uma boa opção centralizar todo seu correio lá.

Recomendo ler: Como gerenciar seu e-mail corporativo com Yahoo

Recomendação final

É possível que levar a cabo cada um dos passos que detalho neste guia seja custoso se você não está inteirado no assunto. Ou pode ser que esse tipo de questões técnicas lhe sejam tediosas.

Não por essa razão você vai adiar indefinidamente a ativação dos seus endereços de e-mail profissionais.

Se preferir uma solução simples e que não lhe saia mais caro te convido novamente a consultar E-mail Corporativo Org, um serviço que permite ter seus endereços de e-mail corporativo ativos no mesmo dia.

Ou SiteGround, já que seguindo os passos que te mostrei você terá seus endereços de e-mail profissional funcionando em questão de minutos.